Возможности :

1. Поиск и загрузка тендеров, включая документацию, со всех известных ЭТП, торговых порталов и отраслевых сайтов, публикующих информацию о тендерах (ФЗ-44, ФЗ-223 и коммерческие). 
2. Мониторинг версий и статусов тендеров, протоколов с итогами и определения победителей. 
3. Распределение тендеров по ответственным, ролям, участникам, постановка задач, согласований и т.д.
4. Выделенные рабочие места для сотрудников с ролями: "тендерный специалист", "специалист по снабжению", финансовый специалист", "руководитель тендерного отдела". 
5. Конструктор рабочих мест с любой доступной функциональностью для любых пользователей.
6. Рассылка различных аналитических отчетов, отчетов организации и уведомлений пользователям на рабочий стол и электронную почту, 
7. Ведение вспомогательных дополнительных справочников и документов собственных организаций (номенклатура организации, номенклатура поставщиков, контрагенты, бизнес-регионы, документы - "Запрос цен поставщикам", "Оплата обеспечения заявки", "Контракт" и др.)
8. Механизм подбора товаров и услуг по лотам заказчика, хранение прайс-листов поставщиков и цен на товары и услуги. 
9. Встроенная почта для каждого пользователя, корпоративный чат, живая лента.
10. Возможности интеграции с другими конфигурациями 1С 8.3.
11. Обмен и синхронизация данных с другими системами (пользовательский режим и в рамках доработки).
12. Собственный API для глобальных решений. 
13. Возможности внедрения программы  и доработки "под ключ" по индивидуальным требованиям заказчика. 
14. Интеграция с порталом Битрикс24 (из 1С выгружаются задачи с предметом закупки  и вложенными файлами документации, из Битрикс 24 приходят результаты выполненной задачи, обмен уведомлениями)
15. Интеграция с источником "Спарк-Маркетинг" (после дополнительной активации шлюза через API  можно получать все закупки из личного кабинета "Спарк-Маркетинг" в фоновом режиме.

  Структура конфигурации:

1. Начальная страница

   1. Рабочий стол для всех специалистов
   2. Мой рабочий стол (для текущего пользователя)
   3. Интерактивный рабочий стол
   4. Рабочие места ("специалист по снабжению", "тендерный специалист", "финансовый специалист", "руководитель")
   5. Взаимодействия (почтовый клиент, звонки, SMS, встречи и т.д.)
   6. Мои задачи (для текущего пользователя)
   7. Задачи по согласованию
   8. Текущие дела 

2. Подсистемы

   1. Главное
   2. Документы и справочники
      1. Справочники тендерного отдела
         1. Метки-статусы
         2. Контрагенты
         3. Бизнес-регионы
         4. Шаблоны расчета затрат
         5. Выдержки из файлов документации
         6. Правила проверки заявки для участия
      2. Номенклатура (товары и услуги)
         1. Номенклатура организации
         2. Номенклатура поставщиков
         3. Прайс-листы поставщиков
         4. Прайс-лист организации
         5. Классификатор единиц измерения
         6. Производители
         7. Дополнительные характеристики номенклатуры поставщиков
      3. Дополнительный справочники
         1. Организации
         2. Подразделения
         3. Курсы валют (ЦБ)
         4. Банки
         5. Банковские счета
         6. Страны мира
         7. ТНВЭД
      4. Документы тендерного отдела
         1. Документы закупок
         2. Контракты
         3. Наборы подобранных позиций
         4. Коммерческие предложения
         5. Запросы цен поставщикам
      5. Финансовые документы
         • Установки лимитов расходования денежных средств
         • Документы оплаты на ЭТП за участие
         • Оплаты обеспечений и гарантийных обязательств исполнения контракта
         • Возвраты обеспечения государственного контракта

3. Рабочие места 

   1. Рабочее место специалиста по тендерам
   2. Рабочее место специалиста по расчету тендера (только в ЛАЙТ и ПРОФ)
   3. Рабочее место финансового специалиста (только в ЛАЙТ и ПРОФ)
   4. Рабочее место руководителя тендерного отдела
   5. Конструктор рабочих мест (рабочие места создаются для любых пользователей, только в КОРП и КОРП+ДО)

4. Органайзер 

   1. Взаимодействия 
   2. Почтовый клиент
   3. Бизнес-процессы
   4. Задания
   5. Заметки
   6. Напоминания
   7. Клиенты
   8. Настройка отправки писем

5. Отчеты и аналитика 

   1. Аналитика по заказчику
   2. Аналитика по поставщику
   3. Все тендеры заказчика
   4. Все планы заказчика
   5. Товары и цены из завершенных контрактов

6. Настройки

   1. Управление пользователями
   2. Управление рассылками
   3. Администрирование
   4. Загрузка данных из внешних источников
   5. Синхронизация данных
   6. Настройки конфигурации
   7. Параметры поиска закупок (фильтр-проекты)
   8. Справочники (для поиска тендеров)
   9. Сервис
   10. Лицензирование

Рабочие места

Рабочее место специалиста по тендерам

Это рабочее место состоит из 4-х  списков

Фильтр-проекты (поисковые запросы) и счетчики документов,
Метки-статусы и счетчики документов,
Документы «Закупка» в смарт-представлении
«Объекты закупки», «Краткая информация из извещения», «Заказчики» , «Анализ закупки»

При выделении курсором «мыши» соответствующей строки списка активизируется информация для просмотра. В этой форме удобно работать с тендерами с помощью быстрых команд, не открывая сам документ «Закупка» , быстро оценивать состояние и количество тендеров как в целом по всему отделу, так и по ролям ответственных. Подробнее о рабочем месте специалиста по тендерам можно прочитать в этой статье.

Рабочее место руководителя тендерного отдела 

В шапке формы мы отображаем общее количество полученных тендеров по всем Фильтрам-проектам и количество выигранных. Система мониторинга тендеров позволяет участвовать в тендерах на электронных площадках. Ниже в виде диаграммы мы видим помесячную эффективность тендерного отдела в целом. Сколько было получено тендеров как максимум, сколько было отобрано специалистом и сколько выиграно. Можно проследить динамику закупок и максимальную прибыль при покрытии всех торгов по Фильтрам-проектам. Ниже список с тендерам, которые отдел выиграл с сортировкой по сумме. Возможность отслеживать участие в государственных тендерах, участие в коммерческих тендерах и т.д.

Рабочее место специалиста по расчету тендера

Данная форма используется только в качестве шаблона для расчета показателей для принятия решения по участию в тендере. Решение принимается с помощью команд "Согласовать" и "Не согласовать".

Каждый статус согласования с взведенным флажком "Триггер" может запускать бизнес-процесс из справочника "Шаблоны бизнес-процессов".

Доступность формы определяется ролью "Специалист по закупке" в правах доступа пользователя.

Список документов состоит из документов "Закупка" и "Коммерческое предложение" со статусом "На согласовании" , "На повторном согласовании" из справочника "Метки" в режиме согласования "На рассмотрении" , которые сгруппированы во вкладке "Документы на согласование" и согласованные и несогласованные - во вкладке "История согласований"

Метка "На повтором согласовании" может быть применена только пользователем с ролью "Руководитель тендерного отдела" .

Порядок расчета и согласования тендера
 

1. Кликнуть по документу.
2. Выбрать "Шаблон расчета затрат"
3. Убедиться, что корзина товаров заполнена и заполнены все поля расчета первичными значениями. По умолчанию, Рентабельность, Маржа и Чистая прибыль равны нулю. Чтобы увеличить эти значения пользователь должен использовать переключатель или ручной ввод.
4. В случае, если подобранных товаров нет , то корзина не будет заполнена, а поле Закупочная стоимость будет пустым, и тогда нужно подобрать товары или услуги.
5. Для этого пользователь должен вызвать форму "Подбор товаров и услуг по объектам закупки" по команде "Подбор товаров и услуг".
6. После помещения подобранных позиций в корзину нажать команду "Перерасчет" и снова перевыбрать "Шаблон расчета затрат". На форме появятся значения Закупочной стоимости, прочие значения "Себестоимость" и "Согласованная стоимость" будут посчитаны автоматически. Если в корзине будут позиции без цен, то можно решить проблему следующем образом: нажать "Разрешить редактирование табличной части" и ввести вручную количество и/или цены для формирования показателя "Закупочная стоимость".

Каждый раз при новой подстановке документа или шаблона затрат и после команды "Перерасчет",   "Рентабельность, "Маржа" и "Чистая прибыль" будут сброшены к нулевому значению. Пользователь может добиться нужных результатов, как в прямом, так и в обратном порядке путем регулировки переключателя значений.


Если расчет тендера удовлетворяет условиям участия, тогда специалист снабжения должен нажать команду "Согласовать", и документ скроется из списка вкладки "Документы для согласования" и появится в списке вкладки "Документы для согласования " в Рабочем месте финансового специалиста".
Если нажать кнопку "Не согласовать", то документ переместится в список "История согласований", но не появится в "Рабочем месте финансового специалиста". Дальнейшее согласование остановлено до применения метки "На повторном согласовании".

Все события согласования сопровождаются записью в документ "Закупка" в историю документа, в "Живую ленту" Рабочего стола , push- и электронными уведомлениями ответственному с ролью участника проекта документа "Закупка".
В рабочем месте специалиста по снабжению ключевыми являются поля показателей расчета тендера для принятия решения по участию в торговой процедуре:

НМЦК = НачальнаяЦена тендера из извещения, измеряется в рублях.
Закупочная стоимость = Сумма всех строк (Количество подобранного товара или услуги*Цена за единицу измерения (в рублях)), измеряется в рублях.
Себестоимость = Закупочная стоимость + Затраты, измеряется в рублях.
Согласованная стоимость = Себестоимость + Чистая прибыль и записывается в момент нажатия кнопки "Согласовать" и записывается во вкладку Согласованная минимальная цена документа "Закупка" . При каждом последующем расчете с выходом из формы рабочего места по кнопке "Согласовать" записываются новые показатели расчета. Предыдущие версии расчета не сохраняются.
Согласованная стоимость = ЗакупочнаяСтоимость + ЗакупочнаяСтоимость * (Маржа / 100), измеряется в рублях.
ЧистаяПрибыль = Согласованная стоимость - Себестоимость, измеряется в рублях.
Маржа = (Себестоимость - ЗакупочнаяСтоимость) / ЗакупочнаяСтоимость * 100, измеряется в процентах.
Рентабельность = ЧистаяПрибыль / Себестоимость * 100, измеряется в процентах.
Порог снижения = ( 1 - МинимальнаяЦенаКонтракта / НачальнаяЦенаКонтракта) * 100, измеряется в процентах.
Затраты считаются на основании суммы по статьям затрат из справочника "Шаблоны затрат" и выводятся на форме напротив каждого поля статьи затрат.
В поле для значения реквизита можно вводить любое число, включая 0, расчет будет осуществлен по введенной формуле каждой статьи. 

Примечание:

В случае, когда необходимо сделать быстрый расчет без открытия формы "Подбор товаров и услуг по объектам" можно разблокировать табличную часть "Товары подобранные" по команде "Включить/Выключить ТЧ" и добавить строки вручную. Если выбрать тип "Строка" или "Номенклатура" можно вводить соответствующие строковые значения или подбирать из списка справочника "Номенклатура". Сумма всех значений в добавленных строках сформируют "Закупочную стоимость", "Себестоимость" и т.д. , что позволит быстро закончить расчет и согласовать документ в текущем списке.

Если необходимо в текущем списке видеть только определенные документы по дате, по ответственному, по региону и т.д. для случаев, когда расчет и согласование выполняют несколько специалистов одной роли, но в разных списках документов с меткой "На согласовании", то необходимо использовать в командной панели "Еще" - "Настройки списка" и функцию отбора по реквизитам с сохранением настроек для текущего пользователя.

Рабочее место финансового специалиста

В рабочем месте финансового специалиста продолжается последовательное согласование документа "Закупка" на метке "На согласовании", где автоматически рассчитывается несколько значений на форме и во внешних отчетах, которые дают возможность принять решение по участию в тендере. В этой точке финансовый специалист ничего не может изменить, кроме как "Согласовать" или "Не согласовать".

При появлении документа с меткой "На согласовании" в списке в регистры накопления записываются значения для так называемой финансовой потребности:

Обеспечение заявки, которое учитывается при формировании финансовых отчетов
 

• Потребность обеспечения заявок на ЭТП
• Обеспечение контракта

возникает с метки На Согласовании и в статусе На рассмотрении - Согласован (специалистом по снабжению) и аннулируется, если На Согласовании и На рассмотрении - Не Согласован (финансовым специалистом ) или метка "Проигран" в документе "Закупка"
Потребность для исполнения контракта  возникает с метки На Согласовании и в статусе На рассмотрении - Согласован (специалистом по снабжению) и аннулируется, если На Согласовании и На рассмотрении - Не Согласован (финансовым специалистом ) или метка документа "Закупка" "Проигран" и статус документа "Контракт" - "Контракт исполнен"

Примечание :
Под контрактом подразумевается любой контракт или договор, заключаемый по итогам завершения торговой процедуры.

Пока документ в состоянии с любой из меток этапа Подача и Участие, все "финансовые потребности" не изменяются. Затем возможны следующие варианты:

Финансовая потребность обеспечения заявки аннулируется и "возвращается" в ЛРДС (пополняются денежные средства) и специалист определяет, из каких ЭТП нужно вывести денежные средства документом "Списание денежных средств".

Финансовая потребность контракта аннулируется и пополняет ЛРДС, когда документу Контракт присваивается статус "Контракт исполнен"

Чтобы получить быстрое пополнение ЛРДС в данной точке согласования документа "Закупка", нужно перейти по команде "Увеличить" в список и создать документ на требуемую сумму и далее из командной панели отправить на согласование в ручном или автоматическом режиме пользователю с ролью "Руководитель тендерного отдела" . Как правило данный пользователь устанавливается как согласующее лицо подобных документов в "Органайзере" на начальном этапе настройки программы, а подобные документы можно будет провести только после согласования таким пользователем. Без согласования созданный документ будет находится в заблокированном состоянии.


Чтобы получить быстрое пополнение ЛРДС в данной точке согласования документа "Закупка", нужно перейти по команде "Увеличить" в список и создать документ на требуемую сумму и далее из командной панели отправить на согласование в ручном или автоматическом режиме пользователю с ролью "Руководитель тендерного отдела" . Как правило данный пользователь устанавливается как согласующее лицо подобных документов в "Органайзере" на начальном этапе настройки программы, а подобные документы можно будет провести только после согласования таким пользователем. Без согласования созданный документ будет находится в заблокированном состоянии.



Все вышеперечисленные значения учитываются при формировании финансовых отчетов
 

• Финансовая потребность исполнения контракта по тендеру, 

• Взаиморасчеты с заказчиками

Финансовая потребность высчитывается по формуле: 

Согласованная цена контракта / Период расчета+ Обеспечение контракта + Обеспечение заявки.

Период расчета = ПериодПоставокВМесяцах * 30 / ОтсрочкаПлатежаВДнях заполняются на форме документа "Закупка" и являются обязательными при проведении документа на метке "На согласовании" .

Баланс на ЭТП считается как Сумма всех обеспечений минус Сумма все[ пополнений и списаний документов оплаты на ЭТП

ЛРДС (лимит расходования денежных средств) рассчитывается как сумма всех остатков после вычитания всех значений потребности каждого тендера, которые находятся на соответствующих этапах "Подготовка документации", "Допуск к участию", "Участие в торгах", "Контракт" с присвоенной меткой и действует только в пределах выданного периода. Как указывается в документе,  выдается только на квартал ( I, II, III или IV квартал, соответственно).

В случае, если лимит исчерпан, пользователь получит сообщение "Достигнут лимит расходования денежных средств. Согласование документа выполнить невозможно. Необходимо увеличить лимит расходования денежных средств руководителем для продолжения согласований." , что приведет к невозможности согласования документа по команде "Согласовать" . Допускается только нажать команду "Не согласовать" и документ остается в списке "Активных" с меткой На согласовании в статусе На рассмотрении - Не согласован. Если в этом статусе предварительно в настройках взвести флажок триггера, то руководитель тендерного отдела или другой пользователь с ролью участника или исполнителя может получить соответствующую задачу стартованного бизнес-процесса.

Примечание:  
В случае, если лимит не был исчерпан,  текущее значение прибавляется к новому значению в следующем квартале. 

Любая из команд "Согласовать или "Не согласовать" стирают из списка согласования документы по кнопке.

Если документ согласован, то он автоматически получает метку "Подготовка документации". Если документ не согласован, то в статусе На рассмотрении - Не согласован (финансовым специалистом) ожидает решения руководителя тендерного отдела, который может отправить документ "На повторное согласование"

Примечание

Если необходимо в текущем списке видеть только определенные документы по дате, по ответственному, по региону и т.д. для случаев, когда расчет и согласование выполняют несколько специалистов одной роли, но в разных списках документов с меткой "На согласовании", то необходимо использовать "Настройки списка" и функцию отбора по реквизитам с сохранением настроек для текущего пользователя.

Данный функционал является полезным с точки зрения контроля за финансовыми средствами организации при участии в тендерной деятельности.

Рабочий стол для всех специалистов

В планировщике отображаются время проведения торгов по предварительно отобранным тендерам, а также сроки задач и взаимодействий (звонков или визитов). Список тендеров "В Работе" -  это динамический список с отобранными специалистом тендерами, то есть теми, в которых мы можем участвовать. 

Назначение ответственных лиц 

В конфигурации есть понятие "ответственного лица" - того, кто непосредственно обязан делать необходимые действия, на которого возложена та или иная обязанность за определенные действия с документом "Закупка", кто имеет необходимые полномочия. 
Часто в организациях такие действия распределены между различными ответственными лицами. В связи с этим был внедрен механизм выделения отдельных групп участников таких действий в рамках документов одного шаблона поиска и загрузки тендеров (фильтр-проекта). Каждому участнику могут были определены правила назначения ответственным за этот документ в зависимости от наступления определенных событий. Группы участников называются "Проектами". 

В элементе проекта есть два основных реквизита: 

1. Роли участника - это, как правило, должность сотрудника, который на время совершения определенных действий отвечает за документ "Закупка" в рамках своих полномочий.  
2. Правила назначения ответственным лицом за то или иное действие в зависимости от значения реквизита или наступления определенного события. 

Каждое ответственное лицо может получить электронное письмо и push-уведомление. Правила назначения ответственным могут использовать значения реквизитов справочников "Контрагенты", "Регионы", "Бизнес -регионы" и реквизиты документа "Закупка"

Отправка запроса в поддержку

На каждой форме есть команда вызова формы, где можно заполнить и отправить запрос в поддержку.

Групповой чат для обсуждения тендеров

Формат общения в чате и система индикации, счетчик непрочитанных комментариев упрощает обсуждение и согласование рабочих вопросов по выбранным документам между пользователями программы.

Пример маршрута согласования 

Необходимо, чтобы участие в тендере было согласовано, прежде чем ее можно будет провести с меткой "Подготовка документации". При этом  может быть такой маршрут согласования:

1. Всегда согласовывать со "специалистом по снабжению товаров для участия".
2. Если заказчик не относится к группе "своих" контрагентов (по ИНН), тогда необходимо согласовать с "руководителем компании".
3. Если заказчик проходит, как поставщик и контрагент, которым есть договор, тогда необходимо согласовать менеджером или бухгалтером по взаиморасчетам. 
4. Если сумма НМЦК больше 1 000 000, тогда согласовывать с коммерческим директором.
5. Если сумма заявки на обеспечение больше 50 000, тогда еще согласовывать и с федеральным руководителем.
6. Если в Лоте не встречается "слово" из Группы номенклатуры, тогда завершать согласование со статусом "Отменено".
7. Если сумма НМЦК заявки больше 1 000 000, тогда еще согласовывать и с "руководителем компании".
8. Если заказчик из региона начальника отдела продаж, ответственного за регион, тогда согласовывать с начальником отдела продаж.

Помощник действий пользователя

Помощник действий пользователя с документом "Закупка" автоматически запускается при каждом новом открытии документа и фиксирует выполненные и не выполненные действия действия в форме чек-листа, выполненные и невыполненные операции в рамках тендерной деятельности.

Средства диагностики и выявления ошибок

Администраторам и разработчикам выдается набор обработок и методическая информация по диагностике, выявления и исправления возможных ошибок системы. Все ошибки на стороне API и критические ошибки системы диагностируются и исправляются специалистами нашей поддержки.